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La pandémie de COVID-19 a renforcé la prise de conscience autour de la gestion des absences des employés et aux réglementations associées. En effet, selon une récente enquête menée par le Guardian, 8 employeurs sur 10 affirment que la pandémie leur a permis de constater l’importance de la gestion des absences.

Maintenant que les employés retournent au bureau, les équipes RH se penchent de nouveau sur les politiques de gestion des absences. Se conformer aux régimes de congés nationaux est l’une des difficultés principales auxquelles devront faire face les équipes RH de vos clients en ce qui concerne la gestion des absences.

Cependant, les équipes RH actuelles ont atteint leurs limites. Gérer les absences, qu’elles soient prévues ou non, peut être chronophage et fastidieux, surtout si les tâches sont effectuées manuellement sur des feuilles de calcul. De plus, les lois nationales concernant les congés peuvent changer en un rien de temps, et les réglementations en la matière sont extrêmement complexes.

C’est là que le logiciel de gestion des absences entre en scène.

Comment fonctionne un logiciel de gestion des absences ?

Pour les assureurs, un logiciel de gestion des absences automatisé sert à maintenir la conformité et l’actualisation des informations concernant leurs clients, sans alourdir la tâche des équipes RH. L’automatisation réduit le temps et l’argent consacrés au suivi des absences des employés, ce qui permet d’identifier plus rapidement et facilement des tendances en matière d’absentéisme.

Les systèmes disparates ne donnent qu’une image fragmentée des effectifs de vos clients. La gestion automatisée des absences les aide à se conformer aux réglementations nationales et à suivre les absences des employés en se connectant à un écosystème digital plus vaste constitué de systèmes de gestion RH. Elle intègre également les réglementations nationales à divers niveaux ainsi que les fournisseurs tiers qui suivent et mettent à jour les réglementations au fur et à mesure de leur adoption. Un logiciel de gestion des absences rassemble tous ces systèmes disparates afin d’élaborer des rapports et d’analyser les données disponibles à la place des équipes RH.

Quels sont les éléments à rechercher dans un système de gestion des absences ?

Le principal avantage d’un programme de gestion des absences tient à sa simplicité d’utilisation, mais tous les systèmes ne se valent pas. Pour tirer le meilleur parti d’un système de gestion des absences, vos clients doivent rechercher les fonctionnalités suivantes :

• Processus automatisés. L’automatisation permet aux employés de vos clients de programmer leurs propres congés ou d’ajouter des arrêts maladie. Les requêtes qui ne répondent pas aux critères d’éligibilité peuvent être rejetées automatiquement, sans nécessiter l’intervention des équipes RH.
• Gestion des demandes corrélatives. Un système de gestion des absences doit fournir des informations supplémentaires et préparer le terrain pour la gestion des demandes corrélatives. Par exemple, vos clients doivent être capables de créer une règle selon laquelle un type d’absence indique si l’employé aura besoin d’une rééducation, ou si une absence liée à un accident peut entraîner une demande associée.
• Suivi des absences et élaboration des rapports. Lorsque toutes les données des employés ont été saisies, les schémas d’absence sont faciles à identifier. Il peut s’agir d’un employé absent un vendredi sur deux, ou d’une équipe entière qui prend ses vacances la même semaine. Un logiciel de gestion des absences peut permettre de révéler ces schémas grâce au suivi et aux rapports.
• Aide à la conformité. Les systèmes de gestion des absences doivent être capables de s’intégrer aux fournisseurs tiers qui gèrent ces règles inconstantes afin d’assurer leur conformité avec toutes les réglementations nationales concernant les absences (familiales, liées à un handicap, etc.). Ils doivent également pouvoir être intégrés aux systèmes internes de conformité. Cette fonctionnalité, fondée sur la nécessité d’une technologie API, change la donne pour les organisations dont l’activité se déroule dans plusieurs pays.
• Intégration transparente. Lorsqu’un logiciel de gestion des absences est relié à des systèmes de gestion RH et à un logiciel de gestion de la santé, il est facile de suivre toutes les fonctions en même temps sur un seul écosystème, ce qui constitue l’objectif à terme.
• Workflow efficace. Un logiciel de gestion des absences doit permettre aux responsables d’accéder à toutes les demandes de congés dans un espace centralisé pour garantir une couverture et une gestion des délais appropriées.

Dans le secteur des assurances, il est tout particulièrement important de donner à vos clients la possibilité d’ajouter des données et des analyses, et de communiquer sur différentes plateformes.

C’est exactement ce que propose la solution logicielle de gestion des données d’EIS. Elle rassemble, gère, analyse et élabore des rapports sur les données de gestion des absences, et fournit aux équipes RH de vos clients les informations nécessaires pour garantir la conformité, améliorer l’efficacité et réduire les coûts simultanément.

Pour en savoir plus sur la façon dont la plateforme de gestion des absences peut contribuer à la réussite de vos clients, contactez-nous.