Déclaration relative à la protection de la vie privée des candidats

Dernière mise à jour le 8 octobre 2024

La présente déclaration de confidentialité destinée aux candidats décrit la manière dont EIS Group, Ltd. et ses sociétés affiliées (ci-après dénommées collectivement « EIS », « la Société » ou « nous », « notre », « nos ») collectent, utilisent, stockent, traitent et gèrent les données à caractère personnel obtenues auprès de candidats externes à un poste.

La présente déclaration de confidentialité relative aux candidats s’applique aux candidats externes qui ne sont pas actuellement employés par EIS et à qui aucune offre d’emploi n’a encore été proposée.

Définitions

Les termes « candidat » ou « postulant » désignent toute personne ayant postulé et/ou dont la candidature est à l’étude pour un poste au sein d’EIS.

«Le terme « Responsable du traitement » désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, l’organisme ou toute autre entité qui, seule ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel ; lorsque, le cas échéant, les lois applicables en matière de protection des données et de vie privée déterminent les finalités et les moyens du traitement, le Responsable du traitement ou les critères de désignation de celui-ci seront ceux établis par lesdites lois. Aux fins du traitement des données à caractère personnel tel que décrit dans la présente Déclaration de confidentialité destinée aux candidats, EIS est le responsable du traitement.

On entend par « sous-traitant » toute personne physique ou morale, autorité publique, organisme ou autre entité qui traite des données à caractère personnel pour le compte d’un responsable du traitement.

Le terme « lois relatives à la protection des données et à la vie privée » désigne l’ensemble des lois et réglementations applicables, actuelles et futures, relatives au traitement, à la sécurité, à la protection et à la conservation des données à caractère personnel ainsi qu’à la vie privée, qui peuvent exister dans les juridictions concernées, y compris, sans s’y limiter, le RGPD et toutes les lois mettant en œuvre ou complétant le RGPD.

Le terme « RGPD » désigne le règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

« Base(s) juridique(s) » En vertu de l’article 6 du RGPD, un responsable du traitement (EIS aux fins de la présente déclaration de confidentialité destinée aux candidats) doit disposer d’une base légale valable pour traiter des données à caractère personnel.

(a) Consentement : la personne concernée a donné son consentement sans ambiguïté à ce qu’EIS traite ses données à caractère personnel à des fins spécifiques.

(b) Contrat : le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat conclu entre l’EIS et la personne concernée, ou parce que celle-ci a demandé à l’EIS de prendre des mesures spécifiques avant la conclusion d’un contrat.

(c) Obligation légale : le traitement est nécessaire pour permettre à EIS de se conformer à la loi (à l’exclusion des obligations contractuelles).

(d) Intérêts vitaux : le traitement est nécessaire pour protéger la vie d’une personne.

(e) Mission d’intérêt public : le traitement est nécessaire pour permettre à EIS d’accomplir une mission d’intérêt public ou d’exercer des fonctions officielles, et cette mission ou cette fonction repose sur une base juridique claire.

(f) Intérêts légitimes: le traitement est nécessaire à la poursuite des intérêts légitimes d’EIS ou à ceux d’un tiers, à moins qu’il n’existe un motif valable de protection des données à caractère personnel de la personne concernée qui l’emporte sur ces intérêts légitimes.

Le terme « données à caractère personnel » désigne toute information se rapportant à une personne physique vivante identifiée ou identifiable, ou telle que définie par le RGPD 2016/679. Une personne identifiable est une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Les termes « traitement », « traitements », « traiter » ou « traité » désignent toute opération ou ensemble d’opérations effectuées sur des données à caractère personnel, que ce soit ou non par des moyens automatisés, y compris, sans s’y limiter, l’accès, la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, le stockage, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement, la combinaison, le verrouillage, la limitation, l’effacement et la destruction des données à caractère personnel, ainsi que toute définition équivalente figurant dans les lois applicables en matière de protection des données et de vie privée, dans la mesure où ces définitions dépasseraient la portée de la présente définition.

PRATIQUES DE RECOUVREMENT

Données à caractère personnel collectées

EIS collecte et traite diverses informations vous concernant. Cela inclut les informations suivantes, présentées dans le tableau ci-dessous, qui indique les types de données à caractère personnel qu’EIS est susceptible de collecter :

Informations recueillies auprès du candidat

Provenant d’autres sources

Informations relatives au CV : nom, adresse e-mail, lieu de résidence, formation, références et parcours professionnel.

Données relatives à la candidature : informations sur la diversité (genre, origine ethnique, handicap, statut d’ancien combattant).

Activité sur Internet : veuillez consulter la déclaration de confidentialité de notre site web : https://www.eisgroup.com/privacy-statement/

Informations accessibles au public provenant de sites web ou fournies volontairement sur les réseaux sociaux (LinkedIn).

Base juridique

EIS se fonde sur les bases suivantes pour traiter les données à caractère personnel :

pour respecter nos obligations contractuelles à votre égard ou pour prendre des mesures en vue de conclure un contrat avec vous ;
pour nous conformer à nos obligations légales ;
nous appuyer sur votre consentement lorsque vous soumettez votre candidature et que vous cochez la case nous autorisant à traiter vos données à caractère personnel ;
afin de servir nos intérêts légitimes, par exemple pour mener nos processus de recrutement de manière efficace et équitable ou pour gérer efficacement les candidats. Lorsque nous traitons des données à caractère personnel pour servir nos intérêts légitimes, nous mettons en place des garanties solides afin de veiller à ce que votre vie privée ou vos autres droits et libertés fondamentaux ne soient pas supplantés par notre intérêt légitime à respecter nos obligations légales, par exemple en obtenant la preuve de votre droit de travailler afin de nous permettre de remplir les obligations applicables.

Comment nous utilisons les données à caractère personnel

Lorsque vous postulez à un poste chez EIS, vos informations sont utilisées aux fins suivantes :

pour mettre en place et gérer le système de suivi des candidats et les candidatures à des postes ;
analyser et évaluer votre expérience et vos compétences par rapport au poste auquel vous avez postulé ;
pour communiquer avec vous au sujet de votre candidature et du processus de recrutement ;
afin de vérifier vos informations et, le cas échéant, de procéder à des vérifications d’antécédents ;
pour gérer, évaluer et améliorer le système de recrutement, ainsi que notre outil de suivi des candidatures ;
pour gérer les activités de recrutement (ce qui implique notamment d’analyser notre vivier de candidats, nos pratiques ou tendances en matière de recrutement, d’identifier les pénuries de qualifications ou de compétences, et d’utiliser ces informations pour mettre en adéquation les candidats et les opportunités potentielles) ;
afin de détecter, prévenir et lutter contre la fraude ou les activités potentiellement illégales (telles que la violation des droits de propriété intellectuelle), ainsi que l’utilisation abusive du système de suivi des candidatures ;
pour réaliser des audits, des évaluations, des opérations de maintenance, des tests ou des interventions de dépannage liés au système de gestion des candidatures ;
pour examiner votre candidature à un poste auquel vous avez postulé ;
afin d’examiner votre candidature pour d’autres postes ;
pour enrichir les informations que vous nous avez fournies à l’aide d’informations provenant de fournisseurs de données tiers ;
trouver des candidats adaptés pour pourvoir nos postes vacants ;
pour nous conformer aux obligations légales auxquelles nous sommes soumis et coopérer avec les autorités de régulation et les forces de l’ordre ; et
pour répondre à vos questions et à vos demandes.

Décisions automatisées

EIS n’a pas recours à la prise de décision automatisée ni au profilage pour prendre des décisions en matière de recrutement ou d’embauche (au sens du RGPD).

Partage des données

EIS ne vend ni ne commercialise vos données à caractère personnel. EIS partage vos données à caractère personnel avec nos sous-traitants tiers afin de faciliter le processus de recrutement. Ces sous-traitants comprennent des fournisseurs d’accès à Internet, des prestataires de maintenance informatique, des prestataires intervenant dans la mise en œuvre de solutions et d’outils informatiques spécifiques, ainsi que des hébergeurs. En outre, EIS partage vos données à caractère personnel avec des tiers afin de se conformer à une obligation légale ou réglementaire, ou encore pour protéger nos droits, vos droits ou ceux de tout tiers. Par conséquent, vos données à caractère personnel peuvent être partagées avec nos conseillers professionnels, tels que des avocats, des experts-comptables, des auditeurs, des autorités gouvernementales ou réglementaires, ainsi qu’avec nos assureurs.

Stockage et conservation des données

Les données peuvent être stockées à divers endroits, notamment dans votre dossier personnel, dans le système de suivi des candidats EIS (PinPoint, dont la politique de confidentialité est disponible ici : https://www.pinpointhq.com/security-privacy/privacy-policy/) ; dans les systèmes de gestion des ressources humaines de la Société (BambooHR, dont la déclaration de confidentialité générale est disponible ici : https://www.bamboohr.com/legal/privacy-policy), et/ou dans d’autres systèmes informatiques internes (notamment le système de messagerie électronique de la Société). Nous conservons toutes les données à caractère personnel des candidats pendant une période de 18 mois (si vous postulez à un poste au Canada, cette période sera de 36 mois, conformément à la législation canadienne), à compter de la date de votre candidature. Si vous avez donné votre consentement à la conservation de vos données à caractère personnel et que celui-ci n’a pas expiré, vos données à caractère personnel peuvent être supprimées dans l’un des cas suivants : suppression de vos données à caractère personnel par vous-même via l’outil « Gérer vos données » ou sur demande écrite de votre part adressée à la Société.

Transfert international de données

De temps à autre, vos données à caractère personnel seront transmises à nos sociétés affiliées aux fins décrites dans la présente Déclaration de confidentialité destinée aux candidats. Par conséquent, vos données à caractère personnel pourront être transférées vers des pays situés en dehors du pays dans lequel vous vous trouvez. Ces pays peuvent disposer de lois sur la protection des données moins strictes que celles en vigueur dans votre pays de résidence. Nous veillerons à ce que des mesures de protection appropriées soient mises en place pour protéger vos données à caractère personnel et à ce que leur transfert soit conforme aux lois applicables en matière de protection des données et de confidentialité.

Vos droits en matière de confidentialité

En fonction des lois applicables en matière de protection des données et de la vie privée en vigueur dans votre lieu de résidence, vous pouvez disposer des droits suivants :

accéder à vos données à caractère personnel ;
demander des informations concernant les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet ;
mettre à jour ou corriger vos informations en cas de changement ou si les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet sont inexactes ;
limiter le traitement de vos données à caractère personnel ;
vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel ;
demander la rectification de données à caractère personnel inexactes ou incomplètes ;
demander la suppression de vos données à caractère personnel ;
demander le transfert de vos données à caractère personnel vers une autre entreprise ;
déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle.

Veuillez noter que les droits mentionnés ci-dessus ne sont pas absolus et varient d’un pays à l’autre.

Votre demande visant à exercer vos droits tels qu’énoncés ci-dessus sera examinée en fonction des circonstances propres à chaque cas particulier. Dans le cas où nous traiterions des données à caractère personnel sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment.

Dans certains cas, EIS n’est pas tenue de donner suite à votre demande si le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire au respect d’une obligation légale ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice. Dans ces cas-là, nous vous fournirons une explication détaillée.

Sécurité

Les données à caractère personnel que nous collectons à votre sujet sont protégées. Nous mettons en œuvre des contrôles et des procédures physiques, techniques et administratifs destinés à protéger les données à caractère personnel que vous nous communiquez ou que nous collectons à votre sujet au cours du processus de recrutement. Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour protéger les données à caractère personnel contre toute destruction, perte, altération, utilisation abusive, divulgation ou accès non autorisé, accidentel ou illicite, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite.

Nous utilisons le protocole de chiffrement SSL (Secure Socket Layer) sur notre site web. Vous pouvez reconnaître une page sécurisée grâce à l’icône représentant un cadenas qui s’affiche en bas de la barre d’adresse de votre navigateur.

Nous assurons la sécurité des données à caractère personnel que nous collectons, conservons, détenons et traitons à votre sujet, tant au repos qu’en transit. Nous limitons en outre l’accès à ces données à nos collaborateurs en fonction de leurs rôles et de leurs attributions. Par ailleurs, nous limitons l’accès aux prestataires et fournisseurs tiers qui nous assistent dans le traitement de ces informations.

Mises à jour

Nous pouvons être amenés à modifier ou à mettre à jour la présente Déclaration de confidentialité destinée aux candidats de temps à autre afin de nous assurer qu’elle reste en adéquation avec l’évolution de nos pratiques et de refléter les changements apportés aux exigences légales, réglementaires ou opérationnelles. Si nous apportons une modification substantielle à la présente Déclaration de confidentialité destinée aux candidats, nous mettrons tout en œuvre pour vous en informer. Chaque version de la présente Déclaration de confidentialité destinée aux candidats est identifiée en haut de la page par sa date de mise à jour. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page pour obtenir les dernières informations concernant nos pratiques en matière de confidentialité.

Coordonnées

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant l’utilisation de vos données à caractère personnel ou la présente déclaration de confidentialité destinée aux candidats, veuillez contacter l’équipe chargée de la protection de la vie privée à l’adresse privacy@eisgroup.com